Einkaufsprozesse haben nicht nur eine operativ große Relevanz, sondern sind auch für das Finanzergebnis häufig wichtiger, als sie auf den ersten Blick wirken. Gerade bei kleineren Beschaffungen entstehen häufig unnötige Reibungsverluste: Anfragen laufen per E-Mail, Freigaben werden informell eingeholt, Rückfragen kosten Zeit, und am Ende fehlt oft eine saubere Datengrundlage für Auswertung und Nachverfolgung.

Das Problem ist dabei meist nicht fehlende Software, sondern ein fehlender Prozessrahmen. Mit Power Apps und Power Automate lässt sich bereits mit überschaubarem Aufwand ein sauberer End-to-End-Workflow aufbauen – von der Anfrage über die Freigabe bis zur Statusdokumentation und Auswertung.

Executive Summary

Strukturierte Erfassung statt unvollständiger Anfragen per E-Mail oder Teams.

Automatisierte Freigabe direkt im Arbeitskontext des Entscheiders.

Zentrale Datenbasis für Status, Historie, Reporting und spätere Skalierung.

Wo Einkaufsprozesse unnötig Reibung erzeugen

In vielen Unternehmen ist der eigentliche Aufwand nicht die einzelne Beschaffung, sondern die Koordination dazwischen. Wer ist zuständig? Ist der Bedarf vollständig beschrieben? Wurde bereits freigegeben? Welche Anfragen sind noch offen? Genau diese Fragen erzeugen operative Unschärfe.

Aus CFO-, Einkaufs- und Operations-Sicht sind vor allem vier Punkte kritisch: fehlende Transparenz über offene Vorgänge, hoher manueller Abstimmungsaufwand, nicht sauber dokumentierte Entscheidungen und keine belastbare Grundlage für Reporting oder spätere Prozessverbesserungen.

Wie der Beispiel-Workflow aufgebaut ist

Der hier gezeigte Demo-Prozess ist schlank gehalten. Eine Anfrage wird über eine einfache App erfasst, in einer zentralen Tabelle gespeichert, automatisch zur Freigabe weitergeleitet und nach der Entscheidung im Status aktualisiert. Genau dieser reduzierte Ansatz ist in der Praxis oft der richtige Einstieg: schnell umsetzbar, klar verständlich und mit direkt sichtbarem Nutzen.

1. Anfrage strukturiert erfassen

Der erste Hebel ist die Standardisierung der Eingabe. Statt freier Mails werden alle relevanten Angaben in einer kleinen Power-App abgefragt: Titel, Abteilung, Lieferant, Kategorie, Betrag, benötigtes Datum und Begründung. Das erhöht nicht nur die Datenqualität, sondern reduziert auch Rückfragen im späteren Freigabeprozess.

2. Freigabe ohne Medienbruch

Nach dem Absenden startet Power Automate im Hintergrund die eigentliche Prozesslogik. Die Anfrage wird gespeichert, der zuständige Verantwortliche erhält automatisch eine Freigabeanfrage, und die Entscheidung kann direkt aus der Benachrichtigung heraus getroffen werden. Der Nutzer muss dafür kein separates System öffnen und keine E-Mail manuell weiterleiten.

Gerade dieser Schritt ist für die Akzeptanz entscheidend. Prozesse wirken nur dann wirklich entlastend, wenn sie sich in den bestehenden Arbeitskontext einfügen. Eine Freigabe, die direkt in Outlook oder Teams funktioniert, ist im Alltag deutlich robuster als ein zusätzlicher manueller Zwischenschritt.

3. Zentrale Datenbasis statt E-Mail-Chaos

Sobald Anfragen nicht mehr verstreut über Postfächer und Chat-Verläufe laufen, entsteht automatisch eine auswertbare Datengrundlage. Im Beispiel wird die Anfrage zentral gespeichert und laufend aktualisiert. Damit lassen sich offene Vorgänge, Bearbeitungsstände, Durchlaufzeiten und Freigabehistorien jederzeit nachvollziehen.

Schon diese einfache Transparenz ist operativ wertvoll. Einkauf und Finance sehen, was eingereicht wurde. Fachbereiche sehen, welche Anfragen noch offen sind. Management und Controlling erhalten erstmals eine Basis, um Volumina, Muster und mögliche Engpässe strukturiert auszuwerten.

Beispielhafter Business Impact

50 Anfragen pro Monat × 10 Minuten weniger manueller Abstimmung = 500 Minuten bzw. rund 8,3 Stunden Zeitgewinn pro Monat.

Bei 55 EUR internen Vollkosten pro Stunde entspricht das bereits rund 460 EUR pro Monat bzw. mehr als 5.500 EUR pro Jahr.

Nicht enthalten sind schnellere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen, bessere Revisionssicherheit und die entlastende Wirkung für Einkauf, Fachbereich und Finance.

Wo KI den nächsten Schritt ermöglicht

Ein solcher Workflow ist zudem ein sehr guter Ausgangspunkt für KI-gestützte Erweiterungen. Denn sobald der Prozess standardisierte Eingaben und saubere Statusdaten erzeugt, lassen sich weitere Automatisierungsbausteine darauf aufsetzen.

Automatische Kategorisierung von Bedarfen und Lieferanten auf Basis der Freitext-Begründung.

Priorisierung oder Routing von Anfragen nach Betrag, Kategorie oder Dringlichkeit.

Prüfung von Anhängen oder Angeboten, etwa zur Extraktion von Beträgen, Lieferdaten oder Leistungsbeschreibungen.

Erstellung von Management-Zusammenfassungen, z. B. zu offenen Freigaben, Auffälligkeiten oder Engpassbereichen.

Fazit

Power Automate ist besonders dann stark, wenn nicht „große Transformation“ versprochen wird, sondern ein konkreter, klar abgegrenzter Prozess sauber gelöst wird. Genau das zeigt dieses Beispiel: Bereits ein schlanker Freigabe-Workflow reduziert Abstimmungsaufwand, verbessert Transparenz und schafft die Grundlage für weitere Automatisierungsschritte.

Für Unternehmen ist das ein realistischer Einstieg in Prozessautomatisierung: schnell umsetzbar, business-nah und mit sichtbarem Nutzen für Einkauf, Operations und Finance. Wer daraus den nächsten Schritt machen will, kann auf dieser Basis Reporting, mehrstufige Freigaben, ERP-Anbindung oder KI-gestützte Prüfungen ergänzen.

Call to Action

Novemcore unterstützt dabei, genau solche Workflows nicht nur technisch zu bauen, sondern fachlich sauber zu designen: vom ersten Use Case über den Zielprozess bis zur belastbaren Umsetzung in Microsoft 365.

Hinweis: Alle Screenshots stammen aus einem Demo-Setup; personenbezogene Angaben wurden anonymisiert.

FAQ

1. Ist Power Automate nur sinnvoll, wenn wir komplett im Microsoft-Universum arbeiten?

Nein. Der größte Vorteil entsteht zwar oft dann, wenn Microsoft 365 bereits breit genutzt wird, aber Power Automate kann auch mit anderen Systemen, APIs und Datenquellen zusammenspielen. Entscheidend ist weniger das Toollabel als die saubere Prozess- und Integrationslogik.

2. Reicht für den Start eine einfache Datenquelle wie Excel oder SharePoint?

Für einen klar abgegrenzten Pilotfall kann das ausreichend sein. Wichtig ist jedoch, die Datenstruktur von Anfang an so zu denken, dass ein späterer Übergang auf robustere Modelle möglich bleibt – zum Beispiel bei höherem Volumen, komplexeren Rollen oder Reporting-Anforderungen.

3. Wie schnell lässt sich ein solcher Freigabeworkflow aufsetzen?

Bei klarer Scope-Definition und vorhandenen Verantwortlichkeiten kann ein erster funktionaler Prototyp oft sehr schnell entstehen. Der kritische Erfolgsfaktor ist meistens nicht die technische Umsetzung, sondern die klare Festlegung von Rollen, Regeln, Freigabestufen und Ausnahmefällen.

4. Wo liegt der Unterschied zwischen einem netten Demo-Flow und einer belastbaren Business-Lösung?

Eine Demo zeigt, dass die Technik funktioniert. Eine belastbare Lösung definiert hingegen Zustandslogik, Rollen, Datenmodell, Fehlerfälle, Historie, Reporting und Governance so, dass der Prozess im Alltag wirklich steuerbar bleibt.

5. Ab wann lohnt sich der nächste Schritt Richtung KI oder erweiterter Automatisierung?

Sobald der Basisprozess stabil läuft und Daten über Volumina, Durchlaufzeiten und Ausnahmefälle vorliegen. Dann lassen sich gezielt die Stellen identifizieren, an denen intelligente Voranalyse, Dokumentenverarbeitung oder Klassifizierung echten Mehrwert erzeugen.

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