Maschinenbauer reduziert Zeitaufwand im Rechnungseingang um >30% durch Prozessautomatisierung

Situation des Kunden

Ein mittelständischer Maschinenbauer sah sich täglich mit der Herausforderung konfrontiert, eine dreistellige Anzahl an Rechnungen effizient zu bearbeiten. Die bestehenden Prozesse umfassten mehrstufige Freigabeschritte, deren Komplexität je nach Rechnungsart und -betrag variierte. Diese Abläufe waren zeitaufwendig und anfällig für Fehler, was nicht nur zu einer hohen Fehlerquote führte, sondern auch dazu, dass Skonti und Zahlungsziele regelmäßig verpasst wurden.

Zusätzlich bestand ein dringender Bedarf an besserer Transparenz und Planung im Liquiditätsmanagement, insbesondere für eine zuverlässige Prognose der kommenden drei Monate. Das Ziel war klar definiert: eine signifikante Reduktion des manuellen Bearbeitungsaufwands, gesteigerte Genauigkeit und eine nahtlose Integration in die bestehenden Systeme.

Novemcores Arbeit

Novemcore führte eine umfassende Prozessanalyse durch, um die bestehenden Schwachstellen zu identifizieren und spezifische Anforderungen für eine Automatisierungslösung zu definieren. Dabei legten wir besonderen Fokus auf:

• Skalierbarkeit der Lösung, um zukünftige Anforderungen zu berücksichtigen.
• Benutzerfreundlichkeit, um eine schnelle Akzeptanz bei den Endanwendern sicherzustellen.
• Einfache Integration, insbesondere mit dem vorhandenen ERP-System (Microsoft Dynamics).

Technologische Umsetzung

Nach der Anforderungsdefinition implementierte Novemcore eine maßgeschneiderte Automatisierungslösung, die folgende Elemente umfasste:

• Microsoft Power Automate: Für die Automatisierung von Freigabeprozessen und die Echtzeit-Statusverfolgung.
• Power Automate AI Builder: Zur intelligenten Kategorisierung eingehender Rechnungen und automatisierten Abteilungszuweisung.
• E-Mail-Integration: Ein intuitiver Freigabe-Button direkt in den E-Mails erleichterte den Freigabeprozess erheblich und reduzierte den Zeitaufwand für die Freigebenden.

Zur Unterstützung des Liquiditätsmanagements wurden zusätzliche Dashboards in Microsoft PowerBI entwickelt, die eine präzise Übersicht über offene Rechnungen, Zahlungsfristen und Skontopotenziale lieferten.

Ergebnisse für den Kunden

Die Implementierung der Automatisierungslösung durch Novemcore zeigte beeindruckende Ergebnisse:

• Automatisierung: Über 90% der Rechnungen wurden automatisch kategorisiert und zugewiesen.
• Fehlerquote: Die Fehler bei Rechnungsfreigaben konnten um 90% reduziert werden.
• Effizienz: Die Bearbeitungszeit pro Rechnung wurde um mehr als 30% gesenkt.
• Kosteneinsparungen:
  • Mahngebühren konnten um über 70% reduziert werden.
  • Personalkosten im Bereich Rechnungseingang sanken um mehr als 30%.
  • Gesamtkosteneinsparung im ersten Jahr: über 100.000 Euro.

Fazit

Diese Fallstudie zeigt eindrucksvoll, wie durch gezielte Prozessautomatisierung der Workflow im digitalen Rechnungseingang optimiert werden kann. Mit Technologien wie Microsoft Power Automate und Dynamics ERP bietet Novemcore nicht nur technische Expertise, sondern schafft auch nachhaltige Mehrwerte wie höhere Transparenz, reduzierte Fehlerquoten und deutliche Kosteneinsparungen.

Für Unternehmen, die ihre Prozesse im Bereich Rechnungseingang und Rechnungsausgang auf ein neues Level bringen möchten, ist Novemcore der ideale Partner – innovativ, digital und ergebnisorientiert.

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