Optimierte Budgetplanung und 5-Jahres-Prognose: Effizienzsteigerung für eine globales SaaS-Unternehmen

Situation des Kunden

Ein weltweit führendes Softwareunternehmen im Bereich Infrastrukturplanung stand vor der Aufgabe, seinen Budgetierungsprozess grundlegend zu optimieren. Die Ausgangslage war von hoher Komplexität geprägt:

• Veränderungsprozesse: Ein neuer COO hatte umfassende Transformationen im Produktangebot sowie in den Bereichen Sales und Customer Success initiiert.
• Ineffizienter Budgetprozess: Die bisherigen Budgetierungs- und Planungsprozesse waren zeitaufwändig und manuell, was erheblichen Einsatz von Management und Finanzteam erforderte.
• Unzureichende regionale Einbindung: Regionale Perspektiven und Kenntnisse wurden im Budgetprozess nur begrenzt berücksichtigt.
• Kapitalmarktdruck: Das Wachstum des Unternehmens entsprach nicht den Erwartungen, weshalb eine detaillierte Budgetplanung und realistische Zielsetzungen erforderlich waren.
• Makroökonomische Unsicherheit: Steigende Leitzinsen und deren potenzielle Auswirkungen auf die Nachfrage machten umfangreiche Szenarioplanungen notwendig.

Die Verantwortung für das Projekt lag direkt beim C-Level-Management und der Strategie-Leitung, wodurch hohe Erwartungen an die Ergebnisse gestellt wurden.

Novemcores Arbeit

Novemcore hat mit einem systematischen und pragmatischen Ansatz eine Lösung entwickelt, die den Anforderungen des Kunden gerecht wurde. Die wichtigsten Schritte im Projekt:

1. Analyse des bisherigen Prozesses:
   • Detaillierte Untersuchung des existierenden Budgetprozesses, um Optimierungspotenziale und Schwachstellen zu identifizieren.
2. Entwicklung eines integrierten Modells:
   • Erstellung eines Excel-Tools für die einjährige Budgetplanung sowie die 5-Jahres-Prognose.
   • Nahtlose Verbindung der beiden Modelle zur einfachen Überleitung und Analyse.
   • Granulare Segmentierung nach Geographie, Preismodellen (Subscription, Lizenz), Kundengruppen und Funktionen.
3. Umfassende Interviews und Datenanalyse:
   • Experteninterviews mit Branchenkennern zur Ableitung essenzieller Annahmen.
   • Interne Interviews mit regionalen Leitern und Abteilungsleitern zur Sicherstellung der Realitätsnähe der Planung.
   • Analyse des gesamten Produktportfolios (>700 Software-Lösungen) zur Berechnung von Deckungsbeiträgen und Umsatzprognosen.
4. Best Practices und Schulungen:
   • Erstellung eines Best Practice Manuals für das Finance-Team, um zukünftige Budgetzyklen effizient zu gestalten.
   • Organisation von Workshops zur Schulung und Einbindung relevanter Stakeholder.
5. Präsentation und Workshops:
   • Vorstellung der Ergebnisse vor dem C-Level-Management.
   • Koordination von Workshops zur Diskussion und finalen Abstimmung der Budgetplanung.

Ergebnis für den Kunden

Die Zusammenarbeit mit Novemcore brachte klare und messbare Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Der Budgetierungsprozess wurde von 12 auf 6 Wochen verkürzt.
• Optimierte Entscheidungsgrundlagen:
  • Konkrete KPIs und Ziele für alle Abteilungen, insbesondere Sales.
  • Transparenz über Wachstums- und Kostentreiber (Produkte, Geographien).
• Flexibles Planungsmodell:
  • Ein Excel-Tool, das zukünftige Budgetzyklen und 5-Jahres-Prognosen erleichtert.
  • Integration von Szenarioplanungen, um Unsicherheiten der Marktentwicklung zu begegnen.
• Kosteneffizienz: Effizientere Allokation des Marketingbudgets und gezielte Steuerung der Mitarbeiterentwicklung.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Regionale und funktionale Teams wurden enger in den Planungsprozess eingebunden.

Fazit

Novemcore hat dem Kunden geholfen, seine Budget- und Finanzplanung auf ein neues Niveau zu heben. Mit einem praxisorientierten Ansatz, tiefgreifender Analyse und nachhaltigen Tools konnte das Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch strategische Transparenz schaffen. Diese Case Study zeigt, wie Novemcore Unternehmen dabei unterstützt, ihre Finanzprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten.

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