Automatisiertes Personal-, Lern- und Bewerbermanagement: Effizienz durch Digitalisierung

Situation des Kunden

Das Deutsche Taubblindenwerk (DTW), eine mittelgroße Gesundheits- und Pflegeeinrichtung, stand vor der Herausforderung, seine Personalverwaltungsprozesse umfassend zu modernisieren. Mehrere Faktoren machten eine Digitalisierung unabdingbar:

• Gesetzliche Anforderungen: Analoge Personalakten mussten in ein digitales Format überführt werden.
• Dezentrales Stammdatenmanagement: Stammdaten wurden manuell gepflegt, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig war. Mitarbeiter hatten keine Möglichkeit, selbständig Änderungen vorzunehmen, etwa bei Kontoinformationen oder der Anschrift.
• Verbesserung der Transparenz: Für die Leitung fehlte ein Überblick über wichtige Informationen zu Personalkompetenzen und notwendige Fortbildungen.
• Steigerung der Systemintegration: Die Zeiterfassung, das Personalmanagement und die Lohnbuchhaltung waren nicht nahtlos miteinander verknüpft, was manuellen Aufwand verursachte.
• Verbesserung der Tool-Landschaft: Ein zentrales System für die Verwaltung von Fortbildungen (Lern-Management-System) wurde benötigt, Feedbackprozesse sollten durch ein Personalmanagement-Tool unterstützt und das Bewerbermanagement stärker automatisiert werden.

Das Ziel war klar: Effizienzsteigerung durch Digitalisierung und Prozessautomatisierung, Erhöhung der Transparenz und Minimierung manueller Aufgaben in der Personalverwaltung.

Novemcores Arbeit

Novemcore hat das Projekt systematisch in Angriff genommen, um eine passende Lösung empfohlen. Hier die wesentlichen Schritte:

1. Bedarfserhebung und Anforderungskatalog:
   • Durchführung von Interviews mit der Geschäftsleitung und verantwortlichen Mitarbeitern.
   • Erstellung eines detaillierten Anforderungskatalogs, der prozessuale und IT-sicherheitsrelevante Aspekte umfasste.
   • Kategorisierung der Anforderungen in essenzielle und optionale Anforderungen sowie Priorisierung nach Wichtigkeit.
2. Marktanalyse und Evaluierung:
   • Tiefgehende Analyse von 8 relevanten HR-Software-Lösungen (u. a. P&I Loga, Microsoft Dynamics for HR, Rexx Systems, Personio, Factorial).
   • Weniger tiefgehende Bewertung von 20+ weiteren Systemen.
   • Erstellung einer Kosten-Analyse für jede relevante Option.
3. Empfehlung der Lösung:
   • Auswahl der geeignetsten Software mittels Punktelogik, basierend auf den erhobenen Anforderungen.
   • Erstellung einer klaren Entscheidungsgrundlage mit nachvollziehbarer Dokumentation in Excel und PowerPoint.
4. Zusätzliche Services:
   • Kalkulation der Digitalisierungskosten für analoge Personalakten.
   • Beratung zu IT-Sicherheitsanforderungen und Integration der neuen Software in bestehende Systeme.

Ergebnis für das Deutsche Taubblindenwerk

Die Zusammenarbeit mit Novemcore führte zu messbaren Erfolgen:

• Schnelle Umsetzung: Innerhalb von wenigen Wochen wurde eine passende Software ausgewählt.
• Effizienzsteigerung: Die Reduktion manueller Aufwände in der Personalverwaltung wird durch die neue Software-Lösung auf über 20% geschätzt.
• Zentralisierung und Automatisierung:
  • Mitarbeiter können Zugriff auf ein Self-Service-Portal erhalten für Stammdatenpflege und Lohnabrechnungen.
  • Fortbildungsmanagement und Feedbackprozesse werden zentralisiert und die Einbettung von Online-Seminaren wird ermöglicht.
  • Transparenter Überblick über Kompetenzprofile ermöglicht strategisches Personalmanagement.
  • Job-Ausschreibungen können ohne großen Aufwand zentral gemanagt und veröffentlicht werden.
• Fehlerreduktion:
  • Die Verknüpfung von Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung und Personalmanagement minimiert Abstimmungsfehler.
• Cloud-IT:
  • Die neue Lösung ist Cloud-basiert, wodurch die Sicherheit erhöht und Kosten gesenkt werden. Alle Daten verbleiben stets auf deutschen Servern.
• Kosteneinsparungen:
  • Digitale Akten reduzieren langfristig Lagerkosten.
  • Automatisierte Prozesse senken Verwaltungsaufwand und Personalkosten signifikant.

Fazit

Mit Novemcore hat das Deutsche Taubblindenwerk einen Partner gefunden, der den Digitalisierungsprozess effizient und zielgerichtet begleitet. Die Ergebnisse sprechen für sich: mehr Transparenz, geringere Kosten und ein strategisch ausgerichtetes Personalmanagement. Dies zeigt, wie moderne HR-Lösungen den entscheidenden Unterschied machen können.